Menadžer projekta je uvek u ograničenjima da isporuči ono što je projektom zadato i da napravi dobar timski duh, da bi članovi tima uspešno i motivisano obavljali svoja zaduženja. Dakle, kao osoba odgovorna za opseg projekta i projektni tim, menadžer projekta je pod stalnim pritiskom da pruži najboljeg sebe.
Menadžer je odgovoran za tim
Kad je reč o timu, suština uspeha projekt menadžera da pruži najbolji kvalitet na projektu, jeste u tome da osigura da članovi tima koje je angažovao takođe daju svoj najbolji mogući doprinos.
Neki menadžeri prilikom selekcije kandidata za člana projekta traže samo stručne osobe, drugi prednost daju dobrim komunikacionim sposobnostima osobe, ali jedno je sigurno – projekt menadžer koji traži najcelishodniji pristup, pored toga što neće zanemariti ni stručnost ni komunikacione veštine, postaraće se da u tim izabere osobe koje umeju da pronađu motivaciju za rad. Čak i onda kada na projektu nije lako i tim je vrlo često u izazovima. Ova osobina se pokazala kao ključna za uspeh projekta. Zašto? Zato što ako članovi tima nisu stručni u svemu, možemo odvojiti vreme i obučiti ih. Takođe, ako su stilovi rada članova tima takvi da im je potrebna moderacija, tu ulogu svakako preuzima projektni menadžer. Motivacija za rad se najteže dobija, zato s tim moramo najviše raditi.
Ovde je prilika da se napomene da u velikom broju slučajeva menadžer projekta u kompaniji koja ima ograničene ljudske resurse teško da može uvek birati članove tima. Jer, oni su mu najčešće dodeljeni, i to prema njihovim stručnim sposobnostima i u skladu sa zainteresovanošću i uticajem na projekat – jer se nalaze na takvoj poziciji u kompaniji da možda jesu stejkholder, pored toga što su član tima. U takvim slučajevima se pred samog menadžera projekta postavlja veći izazov: na osnovu raspoloživih resursa kreirati uspešnog člana projektnog tima. Kako se, dakle, kreira član tima koji će zaista raditi za projekat?
1. Odredite ulogu članu tima
Osnova svake buduće komunikacije sa članom tima jeste da ga upoznate. Ako ste već radili sa tom osobom na prethodnom projektu, osvrnite se na prethodno iskustvo i prođite zajedno glavne tačke saradnje, kako dobre, tako i one manje dobre. Pokušajte da utvrdite solidan temelj za saradnju na novom projektu. Time dolazimo do druge važne tačke koja glasi:
2. Naučite da slušate i da vas slušaju
Saradnja sa članom tima je dvosmerna ulica. Sve vreme projekta potrebno je da razgovarate. Komunikacija mejlovima, naročito jednosmerna, ne samo da neće dati željeni rezultat, već će vremenom verovatno dovesti do problema u komunikaciji. Ako niste u mogućnosti da razgovarate uživo, zakažite razgovor preko Skajpa ili barem telefonom. Važno je da prođete ključne delove liste zadataka, i da na kraju obavezno pitate da li ima još nešto što što bi član tima kandidovao kao temu razgovora. Budite asertivni i budite dosledni.
3. Pre nego odaberete člana tima, skicirajte željeni profil
Treba vam, na primer, stručnjak za finansije na projektu? Pre nego što odaberete jednog među više kandidata, napravite profil željenog člana tima. Osim stručnosti, cenite i posvećenost projektnom cilju, ali i dostupnost osobe u periodu implementacije projekta. Kako tačno želite da izgleda i radi osoba na ovoj poziciji. Bilo bi dobro da se budući član tima zadužen za finansijsko planiranje, isplate i izveštavanje takođe upozna sa stepenom interakcije sa drugim članovima tima, tj. koliko i kada će biti obavezan da učestvuje u sastancima tima, koje kolege na projektu će morati da pita pre izvršenja, a koje da obavesti nakon izvršenja zaduženja na projektu. Člana tima uključite još u fazi iniciranja projekta. Omogućite mu da stekne celovitu sliku projekta, ne samo njegovog dela posla.
4. Napravite plan svih zadataka za koje je član tima direktno zadužen
U fazi planiranja projekta kreiramo jasnu strukturu svih zadataka našeg posla, jer od projekta pravimo dekompoziciju – rastavljamo poduhvat na manje delove. U delovima svaki član tima dobija jasna i nedvosmislena zaduženja samo za njega i ni za koga drugog. Ako toga nema, nema ni dobrog plana projekta i nisu jasne odgovornosti. Plan projekta rade svi članovi tima, a za plan je odgovoran menadžer projekta. Kad je planiranje završeno, svaki član tima dobiće svoj deo plana ili slikovito rečeno – svoj deo partiture simfonije projekta. Na kraju planiranja, poželjno je da projekt menadžer sa svakim članom tima prođe kroz plan njegovih zaduženja kako bi kroz analizu aspekata rada bilo jasno šta član tima treba da isporuči i na koji način.
5. Podelite sa članom tima vaša znanja i iskustva
Svaki ambiciozan član tima želi da jednog dana bude menadžer projekta. Zato, ta osoba od vas očekuje da, osim što ćete podeliti odgovornost za ovaj zajednički poduhvat, da ćete biti nesebični i u mentorskom radu – da ćete im omogućiti uvid u veštine i alate upravljanja projektom i da ćete naročito, sastanke projektnog tima iskoristiti da najavite ono što ćete preduzimati u pogledu taktike samog projekta. Dobar menadžer projekta je i učitelj svog tima. Najbolji način da članovi tima daju sve od sebe jeste da u svom menadžeru imaju dobar uzor. Na taj način menadžer postaje lider. Razlika je u kulturi koju projekat dobija, kao i prihvatanju vizije projekta, ako je projekat važan za kompaniju, time i za same članove tima kao zaposlene.
6. Proverite da li član tima ume da prepozna prioritete
Dobar saradnik je onaj koji razume upravljanje vremenom, a upravljanje vremenom je zapravo upravljanje prioritetima u poslu. Jedan zadatak se sastoji od niza aktivnosti i redosled tih aktivnosti najčešće nije utvrđen planom, jer takvi detaljni planovi se po pravilu ne prave. Iskoristite svaku priliku bilo na zajedničkim sastancima ili u direktnim dogovorima vas i člana vašeg tima da istaknete šta je hitno i bitno, kao i ono što je samo bitno ili samo hitno. Pošto su u projektima zadaci uvek vezani sa rokom, skrenite pažnju saradnicima ako se njihova zaduženja nalaze na kritičnom putu projekta, da su takva zaduženja takođe kritična, te da su neodložna i da ne postoji opcija tolerancije kašnjenja, jer će u tom slučaju kasniti i sam projekat. Najčešći problemi u projektu javljaju se zbog lošeg upravljanja vremenom, nasleđenih navika da se obaveze odlažu, da se radi stihijski i da se ne pridržavamo plana projekta. Takve prakse prouzrokuju domino efekat, jer kašnjenje jedne osobe izaziva kašnjenja i drugih, tako da je stalno naglašavanje međuveze zaduženja i uzročno-posledične veze rada delova tima dobar način da se stimuliše disciplina na projektu. Pomozite članu tima koji ne ume da postavi prioritete time što ćete mu dati primere prema njegovom stilu rada, a ne onako kako vi doživljavate i razumete zadatke. Bitno je da sama osoba razume svoje slabe tačke, a ne da sledi apstraktan uzor, jer tako neće naučiti.
7. Omogućite da posvećenost projektu dolazi iz ličnih motiva
Motivisana osoba je posvećena osoba. Posvećena osoba je ona koja razume cilj projekta, svrhu projekta, ali takođe ume da pronađe lični motiv koji će je voditi da istraje na projektu. Motiv bi trebalo da bude pozitivan, ne negativan (na projektu sam zato što nemam izbora, ili – moram raditi na ovom projektu da bih izbegao/izbegla neželjene posledice odbijanja). Nemotivisana osoba se lako prepozna, njen rad je bezvoljan i njena komunikacija je pasivna. Zadatak dobrog menadžera je da pronađe tačku motivacije kod člana tima i da je aktivira. Ukoliko sam menadžer nema senzibilitet da koučuje svog člana tima, mora se postarati da pronađe posrednika, koji će to uraditi umesto njega. Ako takva osoba postoji u projektnom timu, to će biti od velike pomoći i projektu i menadžeru. Podstičite takav pozitivan transfer i zbog većeg procenta uspešnosti projekta i zbog budućeg rada na projektu. Ljudi će se rado okupiti u timu sa kojim imaju pozitivna iskustva. Sa timom u kojem su učili i zajednički kreirali uspeh.
Dakle, lista obaveznih zadataka menadžera kada je u pitanju selekcija i upravljanje timom je sledeća:
1. Odredite sve aspekte uloge člana tima,
2. Slušajte i osigurajte da vas slušaju/razumeju,
3. Napravite integralni profil željenog člana tima,
4. Podelite sa timom željenu sliku projekta,
5. Napravite jasan plan svih zaduženja člana tima,
6. Podelite znanja i iskustva sa članom tima,
7. Pomozite članu tima da prioritizuje,
8. Pronađite i podržite tačku motivacije člana tima.
Aleksandar Đerić
(UP16.16)
