Odavno je prošlo vreme u kojem se tradicionalni način vođenja projekata, tzv Waterfall ili Slap smatrao najboljim pristupom u planiranju i implementaciji projektnih operacija.
Projektna metodologija je živa i prilagođava se različitim organizacionim modelima, načinu rada, mogućnostima projektne organizacije (pre svega u dostupnom vremenu tima da se okuplja i inicira promene kroz projekte). S druge strane, kultura rada je dodatak svakog projektnog pristupa i daje finalni izgled projektne matrice – tj. alata koje koristimo, timskog pristupa i ukupnih ograničenja rada na projektima.
Dajemo pet najčešćih metoda rada/pristupa u vođenju projekata u savremenom poslovanju.
1.Waterfall – slap ili vodopad
Po ovoj metodi, projekat od iniciranja do zatvaranja samo ima jedan tok – kroz 6 faza ciklusa (iniciranje, dizajn, planiranje, implementacija, nadzor, zatvaranje projekta) koji kao slapovi padaju jedan za drugim i kad jedan prođemo više se ne vraćamo nazad. Dakle, nema iteracija (procesa ponavljanja). Tokom implementacije projekta, tim prolazi jednu kapiju za drugom i time se približava krajnjem cilju projekta, tj odredištu na kraju predviđenog toka. Nema promene puta, odstupanja su minimalna i vrlo konzervativna.
Prednost: Precizan projektni plan sa jasnim utroškom resursa i budžeta.
Nedostatak: Promene koje se tokom projekta nameću, bivaju odbijene jer su suprotne sa usvojenim planom i alociranim resursima.
Primena: Sveobuhvatna, zavisno od kulture kompanije. Ipak, tamo gde je nezaobilazno primeniti Vodopad: investicioni projekti, naročito građevinski; projekti sa podizvođačima; projekti u tehnološki striktnim uslovima (prehrambena, hemijska, farmaceutska industrija, rudarstvo i metalurgija, mašinstvo…); projekti opremanja i održavanja koji uključuju tenderske procedure, a koji ne traju duže od 8-9 meseci (prema preporuci PMI). Procedura za odobrenje, izvođenje projekta i usvajanje rezultata je striktna. Obimna je projektna dokumentacija.
2. Agile
Ovaj pristup projektu je kao živoj tvari koja se menja dok napreduje i nikad nije ista, ma koliko se svaka tema projekta iznova i iznova ponavljala. Po analogiji, to je kao da spremate jelo sa mnogo dodataka i začina i sve vreme dok kuvate dodacima menjate ukus i količinu. Nema recepta i nikad ne znate šta ćete na kraju dobiti, jer se prednost daje procesu a ne formama. Pristup je da treba pogrešiti što pre, da bi se što pre našle slabosti odabranog rešenja. Promena je stalna, kaže filozofija agilnosti.
Prednost: Ovaj pristup je dobar za kreativne poduhvate, kod kojih zajedničkim radom treba da se iznađe rešenje. Podrazumeva se da će tim imati puno alternativnih pristupa i da će na kraju odabrati najbolji, nakon niza ciklusa započinjanja i odustajanja.
Nedostatak: vremenski plan i budžet je gotovo nemoguće definisati, zato što je kreativan proces nemoguće sagledati. Otuda, stejkholderi moraju biti aktivno uključeni u proces i biti njegov sastavni deo pa projektni tim mora prilagođavati vreme projektnih radionica prema njima.
Primena: Organizacioni projekti, IT projekti, projekti definisanja novih usluga.
3. Scrum
Ovo je takodje jedna od agilnih metoda i vrlo je popularna kod veoma kreativnih i otvorenih timova. Projektni tim je okrenut produktivnosti. Projekti se dele u dvonedeljne etape a tim vodi scrum master čiji je zadatak da fasilitira proces i da stalno otklanja prepreke u radu tokom sprinta. U samom sprintu se definiše dizajn koji se ne menja do sledećeg sprinta. Članovi tima imaju dve uloge – svinje (odgovorni) ili pilići (daju doprinos). Nakon dvonedeljne akcije, sumiraju se rezultati i započinje drugi ciklus, a sve treba da se završi u roku od 30 dana od prve radionice. Svakog dana tim održava petnaestominutne sastanke stojeći i dajući odgovor na tri pitanja:
- Šta je urađeno juče?
- Šta će se uraditi danas?
- Kakve nas prepreke danas očekuju?
Skram tim broji 5 do 10 članova. Skram je reč uzeta iz ragbija i označava akciju tima ka protivničkom delu terena kada napreduje po jedno polje, odnosno po 5 jardi.
Prednost: nova dostignuća se brzo proveravaju i prepreke se odmah otklanjaju
Nedostatak: s obzirom da je naglasak rada na doprinosu svakog člana tima, ispadanje jednog člana može poremetiti proces, jer novom članu nije lako da se uključi.
Primena: IT projekti, odnosno upravljanje softverskim projektom.
4. Kanban
Ovaj pristup se takođe uzima kao agilni metod za upravljanje najčešće softverskim projektom. Počeci datiraju iz japanske automobilske industrije iz 1960tih godina. Zasniva se na board ili tabla platformi za praćenje rada na projektu preko kolumni i unikatnog procesa rada, a to je idealno za timove koji planiraju posao iz backloga. Na tabli se vidi napredovanje sve do konačnog rezultata, najčešće u malim koracima, koji se prikazuju karticama. Ceo tim sagledava proces razvoja kroz uvid u rad na proizvodnoj traci kroz tzv stacy matricu koja prikazuje 4 osnovna stanja u kojem se sistem može naći (jednostavan, kompleksan, komplikovan, haotičan). Da biste predvideli ponašanje sistema potrebne su prethodne analize i studije, ali kada se sistem prepozna, upravljanje njime je onda lakše sem u slučaju haotičnog sistema, kada je tim načisto da je sve nepredvidivo i da se promene mogu desiti u svakom trenutku.
Prednost: Tim uvek može sagledati gde se nalazi i šta je uradio.
Nedostatak: iako deluje fleksibilan, sistem rada onemogućava promenu klijentovog naloga, jer onda postaje neefikasan budući da čak i mala izmena znači rad u novim uslovima.
Primena: široka, najčešće u projektima inovacija.
5. PRINCE2
Ovu metodologiju su razvili Britanci i u Britaniji se najviše koristi. Danas je to jedna od najpopularnijih u softverskoj industriji. Reč je o projektima u kontrolisanom okruženju, otuda i akronim ovog programa (PRojects IN Controlled Environments).
Najpre se napravi poslovni slučaj odnosno kejs (Business Case) na osnovu zahteva klijenta, koji treba da isporuči sve dogovoreno. Kad god pokrećemo projekat moramo da imamo odgovore na sledeća pitanja:
- Koja nam je startna pozicija?
- Šta želimo da uradimo? Šta su nam ciljevi?
- Kada možemo da započnemo projekat?
- Koja znanja i resursi su nam potrebni da bismo obavili zadatak?
- Da li možemo to sami ili nam je potrebna pomoć od drugih delova kompanije?
- Koliko smatramo da nam je potrebno vremena?
- Koliko smatramo da će nas to koštati?
Odgovorom na ova pitanja zaokružujemo kejs kao početak projekta i idemo na drugu fazu da održavamo tj realizujemo projekat (kontrolisana sredina) sve do kontrolisanog kraja. U početku najpre se proverava ideja, ako je ideja dobra, radi se na prikupljanju dokumentacije, definisanju uloga, distribuciji zadataka i slično. Sve nadgleda upravni odbor kompanije, a ostale uloge su direktor, izvršni korisnik, izvršni dobavljač, menadžer projekta, menadžer tima, podrška projekta.
PRINCE2 je najbolji za velike razvojne projekte kojima se menja organizacija, uvode ili diversifikuju proizvodi, prave novi modeli rada i sl. Zbog velikog broja uključenih, traži punu pažnju, razvijanje obimne dokumentacije kojom se prati svaka promena u razvoju proizvoda ili predmeta projekta.
Prednosti: multidisciplinarnost, sveobuhvatnost u radu, mala mogućnost za propuste i greške; multiplikativnost: korišćenje arhive projekta za buduće slične projekte.
Nedostatak: najčešće je problematično dokumentovati sve aspekte rada i držati projektnu arhivu konzistentnom i korisnom.
Primena: Sveobuhvatna. Isto kao Waterfall, tj vodopad, s tim što je PRINCE2 ipak fleksibilniji za IT industriju.
Inače, standard za upravljanje projektima je ISO 21500.
Aleksandar Đerić
(UP20.19)
