Česta dilema u projektnom menadžmentu je kada i koliko treba koristiti softver za planiranje i implementaciju projekata. Softver je alat i ova dilema je opšta kada su u pitanju alati u upravljanju projektima. Kao što su neki alati nezaobilazni, jer bez njih nema projektnog plana, tako ima naprednih alata koji nisu za svakoga. Drugim rečima, neki alati, a to se odnosi i na softver, mogu otežati sprovođenje projekata, ako ih koristi nedovoljno kvalifikovan menadžer.
Preporuka je dakle: koristite alate koji vam pomažu u vođenju projekata, ne oslanjajte se na novotarije i svakako nemojte koristiti softver radi softvera, već da biste uštedeli vreme i resurse. Potpuno je pogrešno ovome prići samo zato što to većina koristi ili zato što je „popularno“; prilagodite upotrebu alata svom znanju.
Ovde ćemo uvesti nekoliko pravila za korišćenje softvera :
1. ZA JEDNOSTAVNE PROJEKTE DOVOLJNO JE IMATI GANTOGRAM
Gantogram daje vremenski plan projekta po zadacima, tok projektnih aktivnosti i njihov redosled i najjednostavniji je prikaz plana projekta. Njegova prednost je što se lako pravi, lako se čita, a glavni nedostatak je što se redovno mora ažurirati da bi dao sliku napretka projekta. Na taj način, on više služi stejkholderima nego samom menadžeru. Dijagram, naime, ne daje nam podatke o izvršenjima aktivnosti i da li su zadaci u zakašnjenju ili ne, pa za tu namenu treba koristiti dijagrame toka tj CPM dijagram. Zapravo Gantov dijagram će nam poslužiti da nam predstavi ukupnu sliku projekta i da stejkholderima prikaže koliki je opseg i dokle je projekat stigao, tj. kako napreduje. Stručno rečeno, on će nam prikazati a) status projekta, b) procenu trajanja projekta i c) zadataka, kao i njihov d) redosled.
2. NIJEDAN SOFTVER NIJE BEZ GREŠKE
Najpre, softver najčešće ne uočava nelogičnosti u planiranim zadacima (npr. dupliranje aktivnosti, prekratku ili isuviše dugu dinamiku izvršenja), pošto su to inputi koje daje čovek. Gotovo svaki softver će, međutim, prepoznati pogrešnu alokaciju resursa, tj. npr da se jednom članu tima dodeljuju istovremeno dva zadatka ili da neki zadaci traju predugo, pa ih treba podeliti u manje zadatke.
3. MINIMUM FUNKCIONALNOSTI KOJE SOFTVER TREBA DA PONUDI
Bilo koji softver da koristite, upotreba je svrsishodna i investicija u učenje je opravdana ukoliko vam omogućava sledeće funkcionalnosti:
- Pregled ukupnog toka projekta
- Pregled projekta kalendarski, uključujući vikende i neradne dane
- Više od jednog scenarija za izvršenje projekta
- Izradu PERT dijagrama
- Određivanje prekretnica na projektu (milestones)
- Izračunavanje kritičnih puteva grupe zadataka na projektu
- Određenje vremenske dinamike zadataka projekta
- Dodeljivanje resursa projekta
- Izračunavanje budžeta projekta na osnovu dodeljenih resursa
- Upozorenja na loše planirane resurse (radne sate ili opremu)
- Upozorenja na kašnjenja projekta
- Pregled izvršenja aktivnosti u realnom vremenu
- Pregled svih informacija pre štampe
- Štampanje plana projekta
- Štampanje izveštaja projekta
- Izradu i štampu pomoćnih dokumenata (periodičnih izveštaja, obrazaca za vođenje sastanka i sl)
4. PLANIRANJE NABAVKE SOFTVERA
Ukoliko ste kompanija, izbor softvera za rad trebalo bi da bude zadatak za menadžment vaše kompanije, koji će onda inicirati projekat analize mogućih softvera, pa će na osnovu manje studije odnosno analize izabrati adekvatan softver koji će ubuduće koristiti svi projektni timovi kompanije (obezbediti i obuku i sl). Na taj način će se obezbediti kompatibilnost u vođenju projekata na nivou kompanije. Ukoliko kompanija nema odeljenje za vođenje projekata, već se projekti vode dinamički, sastavljeni od radnih grupa unutar pojedinih delova kompanije, postoji rizik da svaka od tih grupa razvija svoj standard i koristi softver po sopstvenom nahođenju. U tom slučaju, pre ili kasnije kompanija će dobiti usko grlo u vođenju projekata, jer će nestalni članovi projektnih timova koji se dodeljuju u rad više timova imati izazov u učenju različitih softvera i primeni različitih metodologija planiranja i vođenja projekta.
Ako ste mala organizacija, onda bi najpre trebalo da donesete stratešku odluku da li ćete raditi projektno, tj celokupno svoje poslovanje voditi po projektima, a ne po procesima. U tom slučaju, softver jeste ključna alatka u vašem radu, pa bi trebalo posvetiti dovoljno vremena analizi najadekvatnijeg softvera. Postarajte se da potom dobijete odgovarajuću tehničku podršku za korišćenje tog softvera, zato što u projektnom načinu rada vaše firme ne bi trebalo da bude zastoja. Konačno, predstoji vam i obuka za korišćenje.
U slučaju da ste preduzetnik odnosno frilenser ili da vodite mikro biznis, najbolji način da donesete odluku o nabavci softvera i obuci za njegov rad je tuđe korisničko iskustvo. I to ne bilo kog korisnika, već najbolje onog korisnika koji radi sličan posao ili ima sličan način rada i radni stil i navike. Od takve osobe dobićete i druge prečice za korišćenje softvera.
Bez obzira koji softver koristite i koliko ga koristite imajte na umu da vam on neće zameniti nedostajuća znanja u projektnom menadžmentu. Zato, pre nego što pređete na softver, potrudite se da dobro savladate osnove vođenja projekta i da steknete logiku upravljanja projektima, koja je specifična i koja će vam omogućiti da uvek razmišljate u kategorijama projekta i imate um projektnog menadžera. U većim kompanijama najčešće se koristi MS Project.
Na kraju, dajemo vam linkove nekih mogućih softvera za korišćenje.
Jednostavniji i besplatni (open source) programi
qdPM / Collabtive / dotProject / ProjectPier / Rukovoditel / Traq / WebCollab
Napredniji programi
WRIKE – online softver za upravljanje projektima (besplatno za male timove do 5 ljudi)
BITRIX 24 – softver za upravljanje projektima za tim do 20 ljudi (do 12 ljudi je besplatno).
JIRA softver
ZOHO aplikacija za upravljanje projektima
PLANIO aplikacija za integrisano planiranje/upravljanje projektima
REPLICON – aplikacija za alociranje kapaciteta članova tima na odgovarajuće projektne pozicije
MAVENLINK – integrisani softver za upravljanje projektom u svim fazama
TEAMWORK Projects – softver za planiranje i kontrolu komunikacije članova projektnog tima
CAYENNE – Aplikacija za izradu dijagrama SWOT analize, ciljeva, tabela plana, sve sa praćenjem implementacije (komercijalna aplikacija)
A.Đerić
(UP15.16)
