Razumljivo je da se nijedan posao ne može uspešno voditi kao celina, naročito projekat kao ograničeni poduhvat kojem su jasno određeni cilj, svrha i dodeljeni resursi. Što je projekat složeniji, interakcije na njemu su zahtevnije i nemoguće ga je savladati bez upravljanja obimom, tj svim delovima koji čine celinu projekta. Upravljanje obimom znači upravo podeliti projekat na manje delove kojima se lakše može rukovoditi. U praksi je najčešća zbrka oko toga šta čemu pripada u projektu i da li aktivnosti sadrže zadatke ili zadaci aktivnosti. Otuda je najpre važno shvatiti terminologiju projektnog menadžmenta. Zadaci (Tasks) sadrže aktivnosti (Activities). Najprostije aktivnosti na projektu su zaduženja.
Aktivnosti projekta: glavni zadaci, grupe zadataka
Treba razumeti da su svi procesi projekta ukupno uzevši – aktivnosti projekta. Ovde termin aktivnosti uzimamo u širem smislu, jer zadatak kao složena akcija jeste i aktivnost. Aktivnosti u širem smislu projekta prepoznajemo kao: glavne zadatke ili stubove projekta, a njih čine grupe zadataka, podeljene potom u zadatke a ove na kraju u zaduženja, ili proste aktivnosti na projektu. Dakle, upravljanje projektom jeste upravljanje zadacima na projektu, sve do nivoa najjednostavnije aktivnosti, čije raščlanjivanje više nije smisleno.
Cilj i svrha projekta
Zadatke ne možemo odrediti dok ne postavimo cilj i svrhe projekta. Svrha projekta je konkretna promena koju projekat donosi, i takvih promena može biti više. Kada pročitamo svrhu projekta kao akciju, mi je postavljamo kao zadatak koji treba uraditi. Iz toga sledi da su te svrhe projekta zapravo glavni zadaci ili stubovi projekta. Oni su glavne jedinice projekta i u sebi sadrže sve ostale jedinice. Ako nam je cilj projekta da renoviramo staru kuću, tako što ćemo uraditi (doneti promene): a) građevinski plan renoviranja, b) dobiti građevinsku dozvolu i c) implementirati samo renoviranje, ove promene na projektu postaju nam glavni zadaci ili stubovi našeg projekta renoviranja.
Određenje zadataka na projektu
Postupak određivanja svih jedinica našeg projekta izvodimo tako što se pitamo na sledeći način: šta je sve potrebno uraditi da bismo ostvarili glavni zadatak broj 1 tj. npr uradili građevinski plan renoviranja? Svakako jedna od grupe zadataka u tom glavnom zadatku odnosiće se na primer na budžetiranje troškova. Onda se dalje pitamo, šta je sve potrebno uraditi da bismo dobili precizan i tačan budžet projekta renoviranja? I tako redom. Odnosno sve dok sve ove poslove ne raščlanimo na proste akcije tj. zaduženja jer tek onda znamo da taj prosti zadatak može uraditi samo jedna osoba na lak i jednostavan način, kao svoje zaduženje na projektu.
Kada odredimo obim svih ovih zadataka i njihovih aktivnosti na projektu, onda možemo da im dodeljujemo resurse i tako biti u stanju da izračunamo koliko će svaki takav zadatak koštati u radnim satima i novcu.
Aleksandar Đerić
(UP14.16)
